能力強的人,怎麼整理辦公桌:(圖解)恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致

筆記女王Ada大力推薦工作能力強的人，一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。你能嗎？請問，你目前的辦公桌：□ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？□ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？□ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？□ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？ 除了捨、活、續之外，你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找，讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。 本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的？整理是為了效率，整頓不是為了整齊。整理是「丟掉」不要的東西，「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。文件「站」起來，工作效率才會高。能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。 充分利用「六三一法則」。不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中。 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。高效率的人有兩個做決定的祕密武器：（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）；（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。桌上一定有這三樣東西：能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，已經明確知道今天該做什麼事。 他們，一定準備好提升效率的7大道具：訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？不懂得方法，上班時間就會被信件占據。　　除了以上幾個方法，壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。 整理辦公桌就是整理腦袋！所以，請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。推薦序　這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚（筆記女王Ada）前　言　你的辦公桌，代表你的工作能力第一章　整理是為了效率，不是為了整齊工作能力強的人的做事順序規則一　「捨」：丟掉╱捨不得丟，怎麼辦？╱設定「賞味期限」，過了就丟規則二　「活」：活用╱腦袋要當水龍頭用，不是水桶！╱一事一張卡，不用想分類規則三　「續」：繼續╱下班前五分鐘，要做兩件事第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋千萬別只整理文件╱要丟還是要留，60秒內做決定╱用「過去式」思考該不該丟╱收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃╱活用7個道具，亂得恰到好處個人辦公空間╱所有工作，都從辦公桌開始╱稍不留神，桌面就會亂七八糟╱解決辦法：設置「暫置文件」區╱最下層抽屜，工作能力強的人怎麼使用？╱把名片當「資料庫」用╱分辨要「丟掉」還是要「運用」╱通訊錄要分「常用」與「備用」╱桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！╱雙軸管理法：專案、階段與同事共同的空間╱文件立列，省時又省空間╱用顏色分類，文見快速歸位╱建立共用資料的使用規則第三章　一進辦公室，就知道今天的工作順序別花太多時間在手帳上╱手帳，該怎麼挑選？╱使用手帳的6大規則╱桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限╱一進辦公室，就知道今天的工作順序╱把工作拆解成幾個5分鐘任務╱下定決心：今天要準時下班╱用零碎時間終結零碎工作╱公事包如何整理，可成為行動辦公桌╱點讀法──瞬間讀取重點的祕訣╱要速記，但也要讓別人看得懂第四章　那張看不見的辦公桌，也要整理整頓會不會整理電腦，直接關係到工作效率╱電腦桌面亂七八糟，腦袋就會——╱這樣整理資料夾，不用花時間找檔案╱收件匣，一分鐘整理完畢╱做備份，就是一種危機管理╱這些工作用電腦處理，反而沒效率╱一天一分鐘的電腦整理術╱重要文件，不能只有自己知道藏哪裡╱太依賴使用電腦，你會失去四種能力！第五章 從人生態度到生活習慣，都可以整理先從人生態度開始整理╱重新設計生活習慣╱好好放鬆，工作更有勁╱丟掉無用之物，找回單純生活╱整理，就是「人生的再設計」╱現在就開始動手：整理推薦序　這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚——筆記女王Ada最近由於整理術的話題很夯，市面上不少整理術的書上市，也和許多朋友聊到整理方面的問題，但他們的共同問題就是：「我照書上的方法做了啊，怎麼還是感覺沒整理好？」一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態，好不容易花了一段時間做整理，但接下來卻沒有養成自律的好習慣，導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人，怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念，讓我們了解，在整理好之後，如何做好持續保持的功夫。我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的，整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人，怎麼整理辦公桌》，但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟，事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚，一坐到辦公桌前，就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理，讓工作流程被梳理得井然有序，做起事來流暢，且不必花時間在找東西上面。其次，作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理，甚至手帳用法，分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道，實行起來也不困難，卻能達到很大的效果，幫你提升工作效率。例如：桌面就要像飛機跑道一樣淨空，只放正在工作中的東西，這樣可以保持專注力；抽屜文具收納整齊，且有固定位置，取用方便；很多人很頭痛的檔案管理問題，在本書中也介紹了簡單又很有用的方法，即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保，但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同，平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫，以方便和原本的白色文件作為區隔，才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法，很值得大家學習。對於職場新人，可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢；職場老手，也可以從書中學到一些實用的技巧，讓自己工作效率更加提升。《能力強的人，怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說，是一本不可多得的好書。前言　你的辦公桌，代表你的工作能力三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率化，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨‧活‧續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。在指導的過程中，我深切地體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——「桌上的文件堆積如山，沒有收拾。」「老是找不到東西。」「想整理，卻不知優先順序從何下手。」「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。找不到文件，浪費的不只是時間對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──□ 文件是否散亂於各處？□ 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？□ 電腦的滑鼠，是否無法自由移動？如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。如果你找一份文件要花十分鐘，就等於把五百日圓丟進了水溝裡。（按，以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢，10分鐘就是40塊錢）所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨，從今天起，你就可以做好工作。我推廣了30年的辦公室效率革命抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三條：一、捨：丟掉二、活：活用三、續：繼續只要把這三條規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」。運用本書的「捨‧活‧續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。願大家都能把握和本書相遇的契機，豐富自己的人生。

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